Với sự hỗ trợ của các phần mềm quản lý tài sản ở các tập đoàn đa ngành đang dần được số hóa, giúp tối ưu vòng đời, tối ưu hiệu suất.

Áp lực tối ưu hóa việc quản lý tài sản

Các tập đoàn, doanh nghiệp lớn thường có tài sản cần quản lý vô cùng đa dạng (bao gồm thiết bị, văn phòng, hạ tầng, hệ thống kỹ thuật tòa nhà...) và được phân bổ tại nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện, đơn vị thành viên.

Nhiều doanh nghiệp trong số này đã triển khai các phần mềm như kế toán, ERP trong đó có một phần liên quan đến quản lý tài sản. Điều này có thuận lợi là bộ phận tài chính – kế toán nắm được dữ liệu, tuy nhiên các dữ liệu này thường tập trung vào việc theo dõi giá trị tài sản, khấu hao mà không theo sát toàn bộ vòng đời tài sản.

Vì thế, có một thực tế là khi tài sản đến định kỳ bảo dưỡng lại không có cảnh báo theo thời gian thực về hỏng hóc, bảo trì hoặc xuống cấp. Điều này dẫn đến việc bảo trì chậm trễ, kéo theo đó là tăng chi phí sửa chữa, thay thế linh kiện, cũng như doanh nghiệp khó đưa ra quyết định đầu tư chiến lược.

Việc quản lý tài sản theo định nghĩa của ISO 55000 không đơn thuần chỉ là theo dõi khấu hao. Theo định nghĩa của ISO 55000, quản lý tài sản là hoạt động phối hợp của một tổ chức nhằm hiện thực hóa giá trị từ các tài sản của mình, không phân biệt đó là tài sản tài chính, bất động sản hay tài sản trí tuệ.

Như vậy, quản lý tài sản phải là hoạt động phối hợp giữa các bộ phận – tức là không để xảy ra “silo” (thiếu liên kết) dữ liệu hay vận hành lệch nhịp. Ngoài ra, mục tiêu cuối cùng là hiện thực hóa giá trị từ tài sản, nghĩa là cân bằng giữa chi phí, rủi ro và hiệu quả hoạt động của tài sản trong suốt vòng đời, tối ưu hóa giá trị thu được từ tài sản để đạt được mục tiêu chiến lược của tổ chức.

Trong bối cảnh hiện nay, xu hướng số hóa công tác quản lý tài sản đang trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Các yếu tố như áp lực minh bạch trong kiểm toán, yêu cầu tuân thủ các tiêu chuẩn ESG, chi phí vận hành gia tăng, cùng với sự phức tạp trong cấu trúc vận hành của các tập đoàn đa ngành… đang buộc doanh nghiệp phải chuyển mình mạnh mẽ trong cách thức quản trị tài sản.

Với sự hỗ trợ của các phần mềm chuyên dụng, đặc biệt là những giải pháp quản lý tài sản được thiết kế theo hướng tích hợp và theo dõi toàn vòng đời, công tác quản lý tài sản tại các tập đoàn lớn đang từng bước được số hóa. Quá trình này không chỉ giúp kiểm soát tốt hơn về mặt vận hành, mà còn góp phần nâng cao hiệu quả tài chính, giảm thiểu rủi ro và hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra các quyết định đầu tư một cách chính xác, kịp thời.

Câu chuyện của Tập đoàn ROX là một ví dụ. Với hệ thống hàng chục công ty thành viên, hàng nghìn tài sản gồm tòa nhà, khu đô thị, nhà máy, trung tâm thương mại, khách sạn... đã đặt ra cho ROX bài toán phải quản lý tập trung, đồng bộ nhưng vẫn linh hoạt theo từng đơn vị.

Theo ông Đinh Việt Thắng, Giám đốc phòng nghiệp vụ bất động sản – Công ty cổ phần TNTech, khi doanh nghiệp phát triển đến một mức độ nhất định, số lượng tài sản lên đến hàng trăm nghìn tài sản cố định và đặc biệt doanh nghiệp quan tâm đến việc tối ưu chi phí đầu tư, hiệu quả sử dụng tài sản thì việc sử dụng một giải pháp chuyên sâu cho lĩnh vực này là cần thiết.

Số hóa quản lý tài sản theo ISO 55000

Tại giải thưởng Sao Khuê 2025, Hội đồng thẩm định đã đánh giá phần mềm đạt 5 sao cho giải pháp quản lý tài sản T.FM do TNTech phát triển. Quá trình phát triển được đội ngũ kỹ sư của TNTech tham chiếu và định hướng theo bộ tiêu chuẩn ISO 55000 về quản lý tài sản, do đó đảm bảo vận hành theo tiêu chuẩn quốc tế và có tính bản địa phù hợp với doanh nghiệp về quy trình vận hành, dễ dàng sử dụng, thuận tiện cho bảo trì, nâng cấp, và có chi phí phù hợp.

Ngoài ra, T.FM với kiến trúc phân lớp và khả năng tích hợp cao, cho phép các doanh nghiệp, tập đoàn lớn chuẩn hóa và kiểm soát toàn bộ vòng đời tài sản từ đầu tư, mua sắm, vận hành, bảo trì, thanh lý; liên kết vận hành giữa công ty mẹ và các đơn vị thành viên qua hệ thống dữ liệu tập trung nhưng vẫn phân quyền rõ ràng; quản lý đồng bộ cả tài sản vật lý lẫn tài sản khai thác như hợp đồng thuê, hệ thống kỹ thuật, kho vật tư…

T.FM đã được triển khai thực tế tại nhiều doanh nghiệp, trong đó có Tập đoàn ROX. Quá trình triển khai cho thấy giải pháp đã giúp tối ưu hóa chi phí và nguồn lực thông qua việc giảm thiểu sai sót, nâng cao độ chính xác trong các quy trình vận hành. Các vấn đề và hạn chế trong phương pháp quản lý truyền thống đã được giải quyết một cách nhanh chóng và triệt để.

Nhờ vậy, Tập đoàn ROX không chỉ tiết kiệm được chi phí mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. Cụ thể, từ sau khi sử dụng T.FM, hơn 50.000 trang thiết bị của Tập đoàn ROX được đánh giá; trong đó 43.600 thiết bị hết khấu hao được tái sử dụng giá trị ước tính tiết kiệm được là 5 tỷ đồng; 54.000 công việc phát sinh; 11.000 công việc định kỳ được thực hiện với tỷ lệ SLA đạt 95%.

Không những vậy, T.FM còn giúp Tập đoàn ROX tìm lại nhiều khoản thu bị “bỏ quên”.Các hạng mục như màn hình LED, bể bơi, hầm xe tại một tòa nhà trung tâm chưa được quản lý tối ưu và nhiều khoản thu phí OCC chưa được thống kê kiểm soát đã được “tìm thấy”.

Từ khi sử dụng T-FM toàn bộ hoạt động khai thác này đã được số hóa, với báo cáo và cảnh báo doanh thu cập nhật hàng ngày. Nhờ đó, đơn vị quản lý đã xây dựng được kế hoạch doanh thu năm ở mức 120 tỷ đồng, ghi nhận doanh thu thực tế đến thời điểm hiện tại đạt 60 tỷ đồng, doanh thu lũy kế 47 tỷ đồng và dự báo cả năm ước đạt 78 tỷ đồng. Các tỷ lệ hoàn thành kế hoạch, lấp đầy các khu vực cho thuê cập nhật liên tục giúp lãnh đạo đưa ra được chiến lược phát triển phù hợp.

Điểm khác biệt của T.FM so với các giải pháp trên thị trường ngoài việc quản lý các tài sản hữu hình theo vòng đời từ khi lên kế hoạch mua sắm, vận hành tài sản là bảo trì sửa chữa và các quy trình kiểm kê, thanh lý tài sản, giải pháp đặc biệt thấu hiểu việc quản lý các tài sản là bất động sản. Dự án từ khi hình thành thủ tục hồ sơ pháp lý, tiến độ thi công, nghiệm thu, bàn giao và vận hành đều được quản lý hiệu quả với T.FM. Nhờ ứng dụng nền tảng quản trị hiện đại, số hóa quản lý trong đó khai thác triệt để các tính năng của T.FM, Tập đoàn ROX khẳng định vị thế trong lĩnh vực chiến lược là phát triển đô thị và khu công nghiệp.

Trong bối cảnh quản lý tài sản ngày càng đóng vai trò chiến lược trong vận hành doanh nghiệp, đặc biệt tại các tập đoàn lớn, việc sở hữu một giải pháp số hóa toàn diện là yếu tố then chốt. Với khả năng tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế ISO 55000 và được thiết kế phù hợp với thực tiễn tại Việt Nam, T.FM mang đến lựa chọn đáng tin cậy cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm công cụ quản trị tài sản hiệu quả, linh hoạt và bền vững.