Đặt tên tài liệu theo chủ đề, đừng đặt theo tên người sử dụng. Khi bạn chia sẻ một tài liệu, thư mục hay lịch hẹn với người khác qua các dịch vụ đám mây, đừng đặt theo tên của họ, vì rất có thể trong máy họ đã có một tài liệu khác với tên đó. Nếu không để ý, những tài liệu trùng tên (hoặc gần trùng) có thể gây nhầm lẫn, ảnh hưởng đến chất lượng công việc và lãng phí thời gian đổi lại tên cho chúng. Giải pháp: Đặt tên các tài liệu được chia sẻ theo đầu mục công việc mà cả 2 đang cùng thực hiện.
Hỏi kỹ khi xóa tài liệu. Nếu muốn xóa bất kỳ tài liệu nào trong một thư mục chia sẻ, hãy hỏi ý kiến của người được chia sẻ trước. Đối với các dịch vụ đám mây, khi bạn xóa 1 tài liệu trong máy bạn thì tài liệu có cùng nội dung cũng bị xóa tự động khỏi những máy còn lại.
Ngắt kết nối với các tài liệu không dùng đến. Một cách để tiết kiệm không gian lưu trữ của máy tính là xóa các tài liệu không dùng đến sau khi đã ngắt kết nối với nó. Theo đó, tài liệu sẽ chỉ bị xóa từ máy bạn mà vẫn còn tồn tại trên máy chủ dịch vụ cũng như trên máy tính của người được chia sẻ.
Hạn chế chia sẻ tài liệu có dung lượng quá lớn. Hạn chế chia sẻ các tài liệu có dung lượng quá lớn qua các dịch vụ giới hạn dung lượng lưu trữ như Dropbox hay Google Drive. Nếu việc chia sẻ tài liệu dung lượng lớn thực sự cần thiết, bạn cũng cần thông báo cho người bạn chia sẻ, vì các file này sẽ được đồng bộ tự động vào tài khoản của họ, có thể gây chậm đường truyền và ảnh hưởng đến những người cùng chia sẻ mạng.
Nghĩ kỹ trước khi đồng bộ. Cuối cùng, hãy cân nhắc kỹ trước khi đồng bộ bất cứ thứ gì vào các thư mục được chia sẻ vì khi đó, nhất cử nhất động mà bạn thực hiện trong thư mục này cũng sẽ diễn ra y hệt trên các máy còn lại. Lưu quá nhiều tài liệu, liên tục thay đổi nội dung hay sắp xếp tài liệu một cách lộn xộn có thể khiến người được chia sẻ khó chịu vì những thông báo liên tục xuất hiện trên máy họ.
